Conoce cómo las características del microlearning o microaprendizaje te ofrecen todas las ventajas que necesitas para capacitar a gran cantidad de colaboradores con la máxima eficiencia y los mejores resultados posibles

¿Qué es el microlearning corporativo y por qué es necesario?

La razón principal por la que resulta difícil entrenar de forma eficaz a los trabajadores tiene que ver con la estructura de los cursos formativos. La manera en la que tradicionalmente transmiten y enmarcan el conocimiento puede provocar tedio, desmotivación y resistencias cognitivas de toda clase. 

¿Has escuchado hablar sobre la “muerte por PowerPoint”? Esta es una expresión que se usa para referirnos a las presentaciones, material o contenido eterno basado en diapositivas que llevan a la fatiga y al aburrimiento por la sobrecarga de información, aunque esté destinada a un único objetivo formativo. Desafortunadamente, esta sigue siendo la regla más que la excepción.

De hecho, así como la correcta capacitación ha demostrado ser una herramienta invaluable para optimizar costos, evitar errores y acelerar la curva de aprendizaje de los colaboradores, la realidad es que también es uno de los enemigos número uno del personal en las charlas de pasillo. 

Utilizando las mismas estrategias de siempre, que no toman en cuenta un modelo de aprendizaje dinámico y centrado en el alumno, ni presentan facilidad en momentos y condiciones distintas, los colaboradores no asimilan los temas, no retienen correctamente la información y no pueden ponerla al servicio de los objetivos planteados. 

A menudo, cuando los empleados acuden a una sesión de capacitación, lo hacen con una sensación de estar siendo obligados a perder tiempo en algo que no es importante, y cuando regresan de la misma, olvidan casi de inmediato la mayor parte de lo que la compañía necesitaba que aprendieran. 

La llamada “curva del olvido” es un fenómeno estudiado por el psicólogo alemán Ebbinghaus que tiene una relación directamente proporcional con errores en el trabajo que cuestan tiempo y dinero, y que se podrían prevenir con la retención de una pieza de información sencilla.

Para amortizar esta curva, lo ideal es implementar capacitaciones más efectivas que puedan realizarse en cualquier momento y lugar, como las que se basan en microaprendizaje.

Se trata de una modalidad de enseñanza flexible y adaptable, respaldada por las neurociencias modernas y la andragogía (la ciencia que estudia el aprendizaje en adultos), en la que los contenidos se presentan en fragmentos cortos y fáciles de entender. 

¿Cuáles son las características y ventajas del microaprendizaje?

El microaprendizaje es un proceso dirigido mediante micromedios o en entornos digitales, con cápsulas breves o pequeñas píldoras de conocimiento, fáciles de comprender, secuenciales y planeadas de acuerdo con la forma natural de aprender del cerebro, que pueden aprovecharse en cualquier momento de descanso o mientras se viaja.

Algunos ejemplos con los que la mayoría estamos familiarizados y que son muy exitosos a través de diferentes formatos son YouTube, las charlas TED X y plataformas digitales como Khan Academy y Duolingo, que por su estructura ofrecen respuestas inmediatas a un solo tema de manera más dinámica. 

Principales características del microaprendizaje a través de un medio digital

• Es de corta duración, es decir, nunca se le obliga al usuario a estar por largo tiempo frente a una unidad de conocimiento.
• La estrategia de aprendizaje se basa en el uso de dispositivos móviles de uso cotidiano.
• Cada unidad está enfocada a un objetivo de aprendizaje particular y medible, es decir, da respuesta a preguntas que necesitan respuestas concretas.
• Tiene elementos interactivos y multimedia, lo cual permite a los alumnos potenciar su interés y estimular el aprendizaje.
• Es de naturaleza responsiva y se adapta al proceso de aprendizaje del alumno, pero al mismo tiempo lo acelera.

¿Para qué le sirve el Microlearning o microaprendizaje a tu empresa?

Esta metodología, que ya es tendencia mundial, es una variante del e-learning que puede aprovecharse de varias formas, ya sea para el aprendizaje informal o la formación continua.

Una de sus principales aplicaciones es la capacitación de los empleados, bien sea para aprender o mejorar la gestión de procesos, aumentar la seguridad empresarial, adquirir habilidades de liderazgo, etc. 

También puede emplearse para optimizar el proceso de incorporación u onboarding de nuevos colaboradores, explicar tareas específicas e incluso para mejorar la comunicación interna. 

En Lys hemos identificado al menos diez aplicaciones estratégicas del microaprendizaje didáctico para prácticamente toda clase de compañías y colaboradores que necesitan adquirir conocimiento de forma eficiente y rápida:

1.- Reclutamiento y onboarding

Esta metodología no solo permite que los colaboradores lleguen a su primer día de trabajo con mucha más información sobre cuáles son sus tareas, dónde están las herramientas que necesitan, cómo es la cultura organizacional y a quién pueden recurrir directamente si se presenta algún problema. 

También sirve para agilizar los procesos de reclutamiento y selección, sobre todo cuando involucran una serie de etapas que incluyen envío de documentos, pruebas y entrevistas con diferentes personas.

2.- Capacitación de personal

Este es el rubro en el cual las empresas están más familiarizadas con el microaprendizaje, especialmente cuando es necesario enseñar nuevos procesos o metodologías a una gran cantidad de colaboradores. 

La ventaja principal del microlearning para la compañía es que sólo se necesita invertir en una experiencia enfocada a objetivos, y es posible darle un seguimiento puntual de los avances de cada empleado o de todo el grupo.

3.- Capacitación de usuarios

Muchas veces no solo hay que capacitar a los empleados, también a los clientes en lo relativo al uso adecuado del producto  servicio que ofrecemos. 

Diversas empresas SaaS (Software as a Service) y similares ofrecen servicios que requieren que el usuario se familiarice con un sistema complejo que le resulta completamente nuevo. 

Está comprobado que, mientras más tiempo le lleve a una persona entender cómo podemos ayudarle con su necesidad específica, más posibilidades hay de que abandone el proceso de compra y se decante por la competencia. Para las empresas que manejan productos complejos, como las fintech, el microaprendizaje es una de las mejores formas de agilizar la captación de nuevos clientes.

4.- Solución de problemas

Todas las empresas tienen una serie de “situaciones problemáticas típicas”, ya sea en la operación interna o relativas a soporte para los clientes. Con esta metodología es posible darle opciones inmediatas al usuario para solucionar una gran gama de dificultades frecuentes, dejando al personal técnico y de servicio a cargo de cosas más complejas o importantes.

5.- Simplificación de información compleja

Todas las organizaciones cuentan con especialistas que se encargan de implementar y explicar aspectos críticos del negocio, por ejemplo, los analistas de datos y los expertos legales. El problema es que al menos una parte de su conocimiento necesita ser accesible y entendible para las demás áreas en función de que la sinergia ocurra. Con microlearning se puede fomentar un entendimiento óptimo entre colaboradores, y responder preguntas estratégicas de distintas áreas de conocimiento, cómo el qué, para qué, cuándo, qué ventajas, qué aplicaciones, errores frecuentes, etc., sin necesidad de que el experto en cuestión esté disponible en ese momento.

6.- Alertas y prevención

El error humano le cuesta miles de millones de dólares a las empresas año con año. Al combinar el microlearning con la automatización de procesos, es posible generar no solo alertas tempranas de que algo no va bien, sino secuencias completas de solución de problemas antes de que se conviertan en errores o fallas.

7.- Manejo de emergencias y crisis

¿Qué ocurre cuando se necesita un viraje dramático en la operación o una modificación urgente en algún proceso? En empresas grandes que tienen muchos operarios, representantes comerciales o de servicio, es mucho más fácil, eficiente y rápido hacerles llegar la nueva información directo a su WhatsApp con formato de microlearning, especialmente si la organización ya maneja esta metodología y existen plantillas de contenido que pueden modificarse en cuestión de horas.

8.- Hacer auditoría internas

¿Cómo te aseguras de que todos tus colaboradores están llevando sus procesos de acuerdo a las normas establecidas y las buenas prácticas? A diferencia de lo que podríamos pensar, no siempre el tiempo y el dominio de un proceso garantizan que se haga cada vez mejor. 

De hecho, se ha comprobado que somos propensos a ir “pasando por alto” cada vez más aspectos de calidad o seguridad. Individualmente, parecen omisiones inofensivas, pero si no tenemos un recordatorio constante de su importancia, se acumulan y detonan errores catastróficos.

Un curso de capacitación en formato de microlearning se puede adaptar para que también funcione como un indicador permanente de calidad.

9.- Garantizar la permanencia del conocimiento

Existe algo llamado “inteligencia corporativa colectiva”, y desgraciadamente cada renuncia, retiro o recorte de personal provoca que esta disminuya, en ocasiones, de forma muy perniciosa para la empresa. 

La cultura de compartir y ayudar puede recurrir al microaprendizaje como una herramienta para que cada colaborador genere cápsulas de conocimiento como parte de su labor, y deje constancia del mismo al alcance del resto de la organización.

10.- Preparación y amortiguación frente al cambio 

La resistencia al cambio en las empresas es un fenómeno ampliamente estudiado por la psicología organizacional. Uno de los descubrimientos en este campo es que, mientras más tiempo tengamos para adaptarnos a un cambio antes de que entre en vigor, mejor será nuestra actitud ante el mismo una vez que ocurra. 

Con la metodología del microaprendizaje, podemos ir preparando a nuestros colaboradores para adoptar nuevos reglamentos o condiciones, no solo avisándoles cuándo sucederán, sino explicándoles a detalle cuáles serán los beneficios de dichas acciones y qué pasos deben seguir.

5 beneficios clave de integrar el microaprendizaje en tu empresa

Por un lado, es claro que cualquier empresa se ha enfrentado con importantes resistencias a la capacitación por parte de su personal; pero, en la otra mano, la capacitación, las posibilidades de desarrollo profesional y de aprender en el trabajo son factores cada vez más valorados por la generación millennial, que actualmente conforma el grueso de la fuerza laboral en el mundo.

Aunque parezca una contradicción, esto es en realidad una confirmación de la importancia de la capacitación con estrategias de capacitación novedosas y eficientes.Atraer al talento más comprometido del mercado de trabajo y mejorar la marca empleadora (employer branding) no es el único beneficio de adoptar el microlearning; esta metodología en módulos o cápsulas fáciles de comprender y de procesar ofrece otras ventajas objetivas como:

➤Ahorro de tiempo

A diferencia de las capacitaciones presenciales o en una plataforma LMS, el microlearning por WhatsApp disminuye al máximo los tiempos de espera,  ya que permite que toda la información que necesita el colaborador o el usuario esté en la palma de su mano. 

➤ Mayor retención de información

El cerebro humano no está diseñado para procesar información nueva durante períodos prolongados. 

De acuerdo con una de las leyes del diseño instruccional para adultos de Robert Pike, una persona alcanza el máximo nivel de receptividad y motivación a los ocho minutos de comenzar a recibir información sobre algún tema, pero a los veinte minutos las neuronas comienzan a cansarse, por lo que el rendimiento y la retención empiezan a disminuir progresivamente. 

Cuando transcurren sesenta minutos, la atención colapsa y da paso a la desmotivación o la frustración, mismas que llevan a la persona a abandonar el proceso y a vincularlo con una experiencia negativa, lo cual a su vez impactará en su actitud frente a futuras capacitaciones.

El microlearning parte de los descubrimientos más recientes sobre la manera en que el cerebro aprende de forma óptima, por lo cual busca aprovechar al máximo el periodo álgido de receptividad, pero también recurrir a estímulos capaces de mantener un nivel de motivación elevado, así como evitar que el usuario comience a vincular la experiencia de aprendizaje con emociones negativas. 

De acuerdo con el estudio Distributing vs. Blocking Learning Questions in a Web-Based Learning Environment, distribuir información o actividades formativas clave en bloques pequeños puede incrementar la retención de información entre los trabajadores hasta en un 20%, comparado con la formación con periodos de larga duración.

➤ Aumento del compromiso 

El microaprendizaje busca crear una experiencia positiva que prioriza el reforzamiento inmediato. Al utilizar contenidos didácticos breves y presentados en formatos atractivos, la formación se vuelve más dinámica y divertida. Al no tener que pasar largos periodos de tiempo aprendiendo, se fortalece la motivación y el compromiso de seguir con el proceso hasta el final.

Muchos de nuestros casos de éxito en LYS han mostrado que con este tipo de iniciativa, la asistencia de los empleados puede alcanzar hasta un 90% de éxito, mucho más que las estrategias de capacitación tradicionales. 

Los participantes que han tenido la oportunidad de probar ambos modelos aseguran que es más probable que aprendan en línea cuando se trata de lecciones más cortas y manejables.      

➤ El contenido es más fácil de crear y menos costoso de mantener

El aprendizaje se maneja por medio de cápsulas de información significativa que se caracterizan por ser breves, fáciles de digerir y de gran atractivo audiovisual que aprovecha los diferentes estilos de aprendizaje. 

Por ello, realizar ajustes en los objetivos es más sencillo, rápido y económico, además se pueden personalizar bastante de acuerdo al perfil del empleado y muchos contenidos pueden reutilizarse. 

➤ Menor rotación de personal

¿Sabías que los empleados que sienten que no pueden desarrollarse dentro de la empresa tienen doce veces más probabilidades de dejar la compañía? Así lo afirma el estudio The Value of Training de IBM.  

Los gastos derivados de la rotación de personal y la fuga de talento son una de las principales amenazas que enfrentan las organizaciones hoy en día.

El microlearning como metodología de capacitación puede ayudar a disminuir la tasa de rotación, especialmente durante el primer año en la compañía, y favorecer la movilidad laboral interna, por lo cual, bajo esta óptica, es una inversión más que un gasto.

Un estudio de la empresa de investigación y estrategia Aberdeen Group, citado por Forbes, revela que la capacitación adecuada de los trabajadores mejora su satisfacción y nivel de motivación. Señalan que casi 70% de los nuevos colaboradores son más propensos a permanecer más de tres años en una empresa si participan en un programa de formación e inducción bien estructurado.

5 pasos para integrar el microaprendizaje en tu modelo de negocio

¿Cómo crear una experiencia de microlearning? Cuando hablamos de “integrar las características del microaprendizaje en tu empresa”, nos referimos, a grandes rasgos, a que todos tus colaboradores tengan acceso simplificado a la información y capacitación constante que necesitan para realizar sus labores con excelencia. 

Pero no solo eso, también que esta información se base en conocimientos en estructura de microcontenido, de tal manera que resulte motivador y natural llegar hasta el final de cada módulo y pasar al siguiente en el momento adecuado, especialmente si están realizando el entrenamiento mediante dispositivos móviles. 

Este objetivo puede conseguirse de distintas maneras. En Lys, por ejemplo, recurrimos a la producción de micro cápsulas audiovisuales altamente atractivas, y a la entrega de contenidos mediante WhatsApp, para aprovechar al máximo los patrones de conducta digital preexistentes en el usuario. 

Si quieres comenzar a explorar las ventajas del microlearning en tu organización, estos pasos generales pueden ser de mucha ayuda: 

1. Define tus objetivos

Para que una estrategia de microlearning sea eficiente, al igual que cualquier otro esfuerzo de capacitación, debe partir de un objetivo perfectamente estructurado, relevante y medible. Es decir, antes que nada hay que contestar las preguntas:

• ¿Qué beneficios busca obtener la compañía? Ya sea incrementar las ventas, facilitar que se sumen nuevos distribuidores, actualizar la información que tienen los colaboradores de los productos y servicios de la compañía, disminuir conflictos y retrasos en el trabajo en equipo, etc.  
• ¿Qué conocimientos y habilidades específicas deben desarrollar los usuarios para que se obtengan estos beneficios? Quizá se trate de estrategias de persuasión, familiarización con el modelo de negocio y el proceso de ventas, conocimientos profundos sobre las ventajas de los productos y servicios, habilidades blandas de comunicación y liderazgo, etc. 
• ¿Cuáles son los indicadores de desempeño que demostrarán la efectividad? Por ejemplo, un incremento del promedio de ventas, disminución en la rotación de personal, menor tiempo requerido para completar el onboarding, aumento de la satisfacción del usuario, etc.

2. Identifica los retos y dificultades que enfrenta tu audiencia

La capacitación efectiva consiste en ayudar a los empleados a resolver problemas y obtener mejores resultados. Sin embargo, no es posible conseguir esto si no comprendes de antemano cuáles son los retos y dificultades que enfrentan para aprender. 

Algunos de estos desafíos pueden ser que no dispongan de tiempo libre para realizar cursos en línea de una hora,  que les cueste trabajo entender el “para qué” , o que no cuenten con una computadora o una conexión estable para realizarlo. 

Estas dificultades particulares amenazan el alcance de los objetivos, y el microaprendizaje o microlearning es tan efectivo precisamente porque las toma en cuenta y las amortiza desde la planeación misma. 

Estableciendo, por ejemplo, cuál es el mejor formato para la entrega de contenido en el trabajo y el momento del día más oportuno para insertar las experiencias de microlearning, entre otros.

3. Define los canales y la estructura

En principio, debes escoger el canal de distribución del contenido; es clave que sea uno al que todos puedan tener acceso. Una de las mejores opciones son las aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp. 

Al ser una de las herramientas de comunicación más populares y utilizadas en el mundo, es un canal que garantiza altas tasas de apertura y consumo de la información. 

De acuerdo con el estudio alemán JIM-Studie 2019, realizado entre adultos jóvenes, los usuarios reciben una media de 27 mensajes de WhatsApp a diario. Por ende, con tantos mensajes, es de esperarse que abran la aplicación varias veces al día. 

También debes definir cuáles serán los temas y subtemas, así como las competencias específicas que quieres que tus colaboradores adquieran.

4. Arma el curso

Actualmente, se utilizan diferentes formatos para organizar el contenido, entre ellos están las ilustraciones o animaciones, infografías interactivas, audios y videos cortos. Este último es la opción preferida por muchos, pues es un recurso visual, interactivo, fácil de entender y muy explicativo. 

Para armar con éxito el curso es fundamental contar con las personas, los procesos y las tecnologías adecuadas. Podría ser una tarea a la que se dediquen algunos colaboradores de la misma empresa, pero lo más recomendable para obtener un buen retorno de inversión en este tipo de proyectos es contar con el apoyo de una empresa especializada en el montaje de cada píldora de microaprendizaje. 

Asegúrate de que la capacitación de tus colaboradores estará a cargo de expertos en diseño instruccional, comunicación asertiva y empática, capaces de generar contenido a la medida de tus necesidades y las de tus empleados. 

5. Mide los resultados

Para que el microaprendizaje realmente alcance todo su potencial como inversión para el desarrollo y crecimiento de una organización, es imprescindible medir y comparar sus resultados.  

Antes de iniciar con un nuevo curso, recopila toda la información actual disponible de los indicadores de desempeño, de este modo podrás analizar de manera realista el antes y el después. 

Como ya mencionamos, otra de las ventajas del microaprendizaje en este sentido es que si una cápsula o una actividad en particular no están funcionando como deberían, se puede modificar fácilmente sin tener que adaptar todo el contenido.

En Lys nuestra metodología está diseñada para que puedas darle un seguimiento puntual a los avances de cada colaborador, pero también para que obtengas una visión global de la efectividad y te asegures en todo momento de que tu inversión realmente está valiendo la pena. 

Si quieres comenzar a crear tu curso de microlearning, te recomendamos que descargues nuestra plantilla, diseñada para que puedas acomodar y estructurar toda la información relevante antes de avanzar:

Descargar plantilla

Mejores prácticas para crear contenido de microaprendizaje

El microaprendizaje va mucho más allá de dividir la información en partes más “digeribles”, pero que sigan teniendo sentido por sí mismas. Para que el contenido entregado a través de esta metodología consiga el efecto deseado, es importante considerar algunas buenas prácticas que también derivan de los descubrimientos más recientes de las neurociencias. 

1.- Sigue los lineamientos del aprendizaje adaptativo y del “lean learning”

El aprendizaje adaptativo consiste en adaptarse al ritmo de trabajo y conocimientos previos de los estudiantes. Esta estrategia pone a los aprendices en el centro de su propia formación, por lo que se fomenta su autonomía y motivación. Por ello, se considera clave para la creación de cursos de microlearning. 

Asimismo, es recomendable familiarizarse con el “lean learning”, una metodología de capacitación que se enfoca en el talento humano de las compañías. 

Tiene como directrices eliminar las actividades y los procesos improductivos, encontrar a las personas adecuadas para la creación y ejecución de los planes de formación, acumular experiencias e incorporarlas al aprendizaje a partir de lo colectivo, entre otros. 

2.- Gamifica tus microcursos

Aunque muchos no lo crean, en la enseñanza hay mucho lugar para la diversión, especialmente en la metodología de microlearning. Considera esto: si utilizas tecnología que convierte la enseñanza en un juego, los empleados se sumergirán de inmediato en la experiencia, lo que beneficiará la capacitación. 

La gamificación es un fenómeno que se ha extendido a prácticamente todas las áreas de la educación y la capacitación, y especialmente quienes son “nativos digitales” están muy familiarizados con ella. 

De acuerdo con el estudio de Gartner How Gamification Motivates People To Do Extraordinary Things, Las Apps “gamificadas” consiguen que los usuarios pasen hasta un 60% más de tiempo en ellas. 

Se puede crear un módulo de formación personalizado que permita ir subiendo de nivel, acumular puntos, ganar premios, etc. Al gamificar los microcursos podrás involucrar más a los empleados y aumentar notoriamente los niveles de participación.

3.- Sé inclusivo

Otra clave para generar contenido de microaprendizaje en tu empresa, especialmente si estás buscando representantes comerciales o clientes en nuevos nichos, es hacer que las oportunidades de capacitación estén al alcance de todos. Para ello, es fundamental la facilidad de acceso a los canales de distribución. 

Asimismo, es importante que el contenido creado no discrimine a nadie; por ejemplo, si en el equipo hay alguna persona con problemas de audición, no son adecuados los microcursos en formato podcast (audio). También es esencial que el contenido no represente solo a personas de una clase social o un sexo en particular, etc.

4.- Involucra a los empleados

Para integrar el microlearning con éxito en tu modelo de negocio debes cambiar la forma en la que las personas ven el aprendizaje en el trabajo. Todavía hay muchos líderes empresariales que solo están familiarizados con los modelos de capacitación tradicional, específicamente con la formación que se hace en eventos ocasionales o en un salón de la empresa.

Por esta razón es importante apoyarse en la comunicación interna para tratar de cambiar esta mentalidad. Comparte con el equipo de trabajo información práctica para que conozcan los principios de capacitación modernos como el microaprendizaje y sus beneficios.  

Todas estas buenas prácticas son parte de nuestro día a día en Lys, la primera plataforma de microaprendizaje por WhatsApp, y nuestro equipo de diseño instruccional las toma muy en cuenta al momento de estructurar y montar tus cursos.

Recuerda que, en gran medida, el éxito de tu empresa depende de las decisiones que tomen a diario sus empleados de primera línea. Al aplicar los fundamentos del microlearning podrás asegurarte de que estos tengan el conocimiento necesario para tomar decisiones acertadas. 

Esta metodología realmente ha demostrado servir como motor del cambio, para impulsar la creación de equipos autónomos, comprometidos, más productivos y eficientes. 

¿Quieres conocer la primera plataforma de microlearning por WhatsApp en Latinoamérica?